Cách để Lên Lịch Làm việc Hàng ngày (Phần 2) -

Lên lịch làm việc cho một ngày sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn. Nhưng duy trì việc này có thể mất chút thời gian để làm quen, và rồi bạn sẽ mừng vì đã làm điều đó, bạn sẽ thấy đỡ căng thẳng và kiểm soát cuộc sống tốt hơn.

Cách để lên lịch làm việc hằng ngày phần 1

Phần 2: Bám sát Lịch Làm việc

1. Kiểm tra lịch làm việc.

Hãy tạo thói quen kiểm tra lịch làm việc mỗi sáng và tối để chuẩn bị cho ngày hôm sau. Mỗi ngày, bạn cần dành một vài phút, có thể sau khi uống cà phê buổi sáng, hay trong lúc di chuyển, xem lại việc gì cần hoàn thành trong ngày, cần bổ sung nhiệm vụ mới hay đánh dấu công việc đã làm xong.

Xem xét và chỉnh sửa lịch làm việc một vài phút trước khi bắt đầu thực hiện có thể là một cách hay để tạo động lực bắt đầu ngày làm việc của bạn!
Dùng đồng hồ hẹn giờ trên điện thoại hoặc máy tính để nhắc việc hoặc cuộc hẹn cho bạn. Ví dụ, nhiều cuộc hẹn với bác sĩ hoặc nha sĩ đều được đặt trước từ rất lâu. Vì vậy, sẽ rất hữu ích khi hẹn giờ nhắc rằng còn khoảng một tuần nữa là đến cuộc hẹn. Bằng cách đó, bạn có thể lên kế hoạch công việc phù hợp.

Kiểm tra lịch làm việc

2. Hoàn thành nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên.

Bạn đã xác định danh sách công việc ưu tiên trong lịch làm việc, vì vậy, hãy lần lượt làm từng việc.

3. Điều chỉnh lịch làm việc nếu cần.

Mặc dù bạn nên bám càng sát lịch làm việc càng tốt, đôi khi mọi việc xảy ra và bạn cần điều chỉnh. Hãy chuyển những công việc có tính linh hoạt hoặc ít ưu tiên hơn sang ngày khác nếu có việc gấp hơn, hoặc nảy sinh xung đột hay sự phức tạp.

Tuy vậy, chú ý đừng để các công việc dồn lại hoặc thường xuyên chuyển sang ngày hôm sau. Nếu bạn thấy việc này thường xảy ra, hãy dành thêm thời gian cho từng nhiệm vụ trong lịch làm việc mỗi ngày thay vì lùi lại một vài ngày sau.

Điều chỉnh khi cần thiết

4. Đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành.

Với nhiều người, việc này như một phần thưởng! Nhớ chuyển những việc chưa hoàn thành trong ngày hôm nay sang lịch làm việc hôm sau.

5. Thưởng cho bản thân!

Việc dành cho mình sự khích lệ tích cực sau khi hoàn thành nhiệm vụ và bám sát lịch làm việc là rất quan trọng. Sau khi làm xong việc của một ngày, hãy tự thưởng cho mình thời gian thư giãn trong bồn tắm, xem chương trình TV yêu thích hay đồ ăn ngọt. Bạn sẽ cảm thấy trọn vẹn và xứng đáng với những phần thưởng mà bạn đã đạt được.

Thưởng cho bản thân (hình minh họa)

6. Đánh giá và điều chỉnh nếu cần thiết.

Điều quan trọng là kiểm tra thường xuyên xem liệu lịch làm việc có phù hợp với bạn. Một trong những cách để làm việc đó là nhìn vào lịch và đánh giá cảm xúc và suy nghĩ của bạn. Bạn có thấy hầu hết các nhiệm vụ đều được đánh dấu hoàn thành và thường cảm thấy tích cực và làm việc năng suất không? Nếu câu trả lời là “có”, nghĩa là lịch làm việc rất phù hợp với bạn!

Tuy nhiên, nếu bạn thấy quá nhiều nhiệm vụ thường xuyên bị dồn sang ngày hôm sau (và cả ngày hôm sau nữa, v.v…) và cảm thấy nản lòng, có lẽ bạn nên điều chỉnh lịch làm việc.
Xác định khu vực có vấn đề bằng cách nhìn vào lịch làm việc và xem công việc nào đang bị chậm lại. Có thể bạn cần đánh giá và sắp xếp lại thứ tự ưu tiên nếu công việc đó quan trọng với bạn (ví dụ tập thể dục). Bạn cũng cần cân nhắc lại thời gian dành cho từng nhiệm vụ. Ví dụ, thay vì dành 2 giờ để chuẩn bị vào buổi sáng, hãy cân nhắc giảm xuống còn 1 giờ trong ba ngày mỗi tuần và dành 30 phút chạy bộ trong số thời gian vừa dư ra đó.
Hãy nhớ rằng thay đổi lịch làm việc là chuyện thường xuyên và hoàn toàn bình thường. Phải mất nhiều thời gian mới có được lịch làm việc hàng ngày tốt nhất cho mỗi người.

Lời khuyên

Thời gian là tiền bạc. Duy trì lịch làm việc sẽ giúp bạn tận dụng thời gian bạn có.
Duy trì lịch làm việc có thể giúp bạn phát hiện ra những kiểu sinh hoạt thường bị bỏ qua. Ví dụ, có thể bạn thấy mệt khi ngủ dậy vào các thứ Năm vì đi chơi cùng bạn bè sau khi kết thúc công việc mỗi tối thứ Tư. Bạn có thể điều chỉnh lối sống cho phù hợp khi phát hiện ra thói quen đó. Thay vì đi chơi mỗi tuần, bạn có thể đi chơi hai tuần một lần, như vậy bạn vẫn có thời gian vui vẻ với đồng nghiệp nhưng sẽ không bị mệt mỏi vào thứ Năm hàng tuần.
Lên lịch làm việc và bám sát vào đó có thể giúp bạn hiệu quả và năng suất hơn vì bạn gắn công việc vào thời hạn đã định trước. Điều đó có nghĩa là bạn có thể tránh được lý do “Không có đủ thời gian!”.